¿Montar una agencia de desarrollo? La realidad que nadie te cuenta

Últimamente he estado teniendo conversaciones bastante intensas con varios amigos que están en el mismo punto: quieren montar su propia agencia. Unos me hablan de aprovechar la IA para crear equipos con gente junior, otros están obsesionados con la automatización, y algunos simplemente están hartos de ser asalariados y quieren empezar a contratar personal para crecer.

Todas son conversaciones súper interesantes, pero después de charlar con ellos me he dado cuenta de que hay cosas importantes que no se están planteando. Y como yo he pasado por esto desde varios ángulos (trabajando como asesor en agencias, como freelance para agencias, y teniendo mi propio "negocio" que al final soy yo solo), quería compartir mi punto de vista.

Que conste que esta es mi opinión personal y me puedo equivocar en muchas cosas, pero son las reflexiones que me han surgido después de estas charlas y mi experiencia.

Por qué ahora todo el mundo quiere ser "CEO"

La conversación siempre arranca igual. Mi amigo de turno me dice: "Con la IA ahora es súper fácil. Puedo coger gente junior, los formo rápido con herramientas de IA y empiezo a facturar proyectos como loco". O la variante que también he escuchado: "Voy a montar una agencia de automatización porque todo el mundo necesita automatizar sus procesos".

Y mira, lo entiendo perfectamente. Después de años currando para otros, la idea de ser tu propio jefe y empezar a escalar contratando gente suena genial. Pero mi experiencia me dice que no es tan sencillo como parece.

Al final, depender de otras personas tiene sus riesgos que creo que no se valoran lo suficiente. Esa persona se puede poner enferma justo cuando tienes un deadline importante, puede que no tenga los conocimientos que esperabas (aunque en la entrevista sonara genial), o puede quedarse obsoleta súper rápido en nuestro mundo donde todo cambia cada dos días.

Y sobre el tema de la IA... he visto casos donde gente que supuestamente era experta en trabajar con IA acababa dedicando más tiempo a arreglar los bugs y problemas que generaba que si hubiera hecho el trabajo directamente. No digo que la IA no sirva, pero hay que saber usarla bien, y eso también lleva su tiempo.

Las matemáticas que nadie quiere hacer (pero que duelen)

Aquí viene la parte que me parece más importante y que veo que la gente no está calculando bien.

Cuando eres freelance y das el salto de cobrar, pongamos, 2.000€ netos como asalariado a facturar 4.000€, después de gastos e impuestos te pueden quedar más de 2.000€ limpios. Perfecto, has mejorado tu situación y te sientes el rey del mundo.

Pero cuando empiezas a contratar gente... ahí es donde la cosa se tuerce. Para contratar a alguien senior (que es lo que realmente necesitas si quieres que las cosas salgan bien), tienes que pagarle un sueldo que le compense dejar su trabajo actual. Y en España, esto no es barato.

Te pongo números reales para que veas lo que te cuestan:

• Salario bruto de un senior: entre 45.000€ y 55.000€ al año
• Seguridad Social que tienes que pagar tú: añade un 32% más
• Coste total real: entre 59.400€ y 72.600€ al año

Y ahora viene la pregunta del millón: ¿a cuánto les tienes que cobrar a tus clientes para que esos números cuadren?

Me gusta poner este ejemplo porque es real: tienes una agencia pequeña con 3 empleados. Entre sueldos brutos, Seguridad Social y demás gastos, te estás gastando unos 120.000€ al año solo en personal. Para que esto sea rentable, necesitas facturar como mínimo 180.000€ anuales.

Y eso asumiendo que no tienes oficina, que no hay meses flojos, y que siempre tienes proyectos para mantener a todos ocupados. ¿Realista? Déjame que lo dude.

El tiempo de gestión: lo que nadie te cuenta

Esto es algo que he visto que casi nadie tiene en cuenta y es brutal. Cuando eres freelance, básicamente te dedicas a programar y gestionar tus cuatro cosas. Pero cuando tienes equipo, tu día se convierte en otra cosa completamente diferente.

De repente tienes que delegar tareas, revisar el trabajo que ha hecho tu equipo, gestionar planificaciones, hacer seguimiento de proyectos, resolver problemas de comunicación interna... Y todas esas horas las tienes que cobrar de alguna manera.

Pero aquí viene lo que me parece más grave: veo gente que se hace trampas al solitario y no está contando sus propias horas de gestión. Como freelance quizás trabajabas 10 horas al día, pero cuando contratas a alguien, esa persona va a trabajar 8 horas (que es lo normal), no va a hacer el trabajo tan bien como lo hacías tú (al menos al principio), y además vas a tener que dedicar tiempo a gestionarla.

O sea, que seguramente necesites más de una persona para sustituir lo que hacías tú solo, y encima a un precio más caro.

Y aquí viene algo que me parece clave: no es lo mismo calcular tus ingresos en términos absolutos que relativos. La pregunta importante no es "¿estoy cobrando más que antes?", sino "¿por la misma cantidad de horas que dedico, estoy cobrando más o menos que antes?".

He conocido a empresarios que trabajan entre semana haciendo el trabajo técnico y los fines de semana se llevan a casa las facturas, la burocracia, la gestión... No dan abasto y están trabajando más de 8 horas al día constantemente. ¿El resultado? Que si haces las cuentas reales de lo que cobran por hora, resulta que cobran casi como un junior cuando tienen experiencia de senior.

Es la típica trampa de trabajar más para ganar más dinero en términos absolutos, pero perdiendo calidad de vida y cobrando menos por hora trabajada.

El cashflow: cuando te conviertes en el banco de tus clientes

Este tema me parece súper importante porque he visto agencias hundirse por esto. Tú trabajas antes de cobrar, y pueden pasar meses hasta que veas el dinero de un trabajo que terminaste hace tiempo. Básicamente, te conviertes en el banco de tus clientes.

El problema es que mientras esperas a que te paguen, tú sí que tienes que ir pagando salarios religiosamente cada mes. He llegado a ver agencias que eran rentables sobre el papel pero que han tenido que pedir créditos para poder pagar las nóminas porque sus clientes pagaban a 60 o 90 días.

Personalmente, he conseguido solucionar este problema cobrando por adelantado las bolsas de horas a la mayoría de mis clientes. De esta forma, no solo no tengo problemas de cashflow, sino que tengo un flujo positivo. Conozco algunas agencias que hacen algo similar: cobran por adelantado las fases del proyecto. No el proyecto entero, pero al menos aseguran cada fase antes de empezar a trabajar.

Pero sigo viendo mucha gente que no trabaja así y acaban persiguiendo al cliente para que pague mientras tienen que sacar dinero de sus ahorros para pagar salarios.

Y esto se vuelve especialmente peligroso cuando dependes de uno o dos clientes grandes. Si uno de esos clientes se te cae o decide retrasar el pago, de repente estás en números rojos durante meses.

Como freelance, si hay algún problema económico, solo me afecta a mí. En una agencia, esos trabajadores tienen familias y es tu responsabilidad que cobren a final de mes. Esa presión y responsabilidad son dolores de cabeza que, sinceramente, yo no quiero asumir.

Define qué significa "crecer" para ti (esto es clave)

Antes de meterte en todo este lío, tienes que plantearte qué significa realmente crecer para ti. Porque no es lo mismo crecer en personal, que crecer en beneficios, que crecer en número de clientes.

He visto emprendedores que empezaron contratando personal, consiguieron muchos más proyectos, pero al final lo que les quedaba de beneficio era prácticamente lo mismo o incluso menos que cuando trabajaban solos. Es una trampa muy común: tienes 10 empleados en vez de ser tú solo, pero tus beneficios son similares. A cambio, tienes todos los dolores de cabeza de gestión, comunicación, gente que coge bajas...

En mi caso personal, para mí crecer significa más beneficios, no más problemas. Prefiero ganar más dinero trabajando solo que ganar lo mismo gestionando un equipo. Si para mantener mis beneficios actuales necesitara tener 20 empleados y todos los problemas que eso conlleva, sinceramente no me merece la pena.

Mi alternativa: trabajar para otras agencias

Esto puede sonar contradictorio, pero lo que mejor me ha funcionado es trabajar para otras agencias. Es irónico, ¿no? Justamente porque las agencias tienen todos estos problemas que te he contado, les resulta más cómodo contratar freelances que coger asalariados para ciertos proyectos.

Para mí como freelance me es mucho más fácil trabajar para una agencia que me puede dar trabajo constante en distintos proyectos. Cuando termina uno, ya tienen otro nuevo. En cambio, trabajar para clientes finales significa que cuando terminas su proyecto, ese cliente ya no tiene más trabajo y tienes que buscar otro desde cero.

Eso implica estar constantemente haciendo trabajo de marketing para captar clientes nuevos, y eso a mí me agota. Aunque trabajando para agencias pueda cobrar un poco menos por hora, me compensa porque dedico muchas menos horas (o casi ninguna) a buscar clientes nuevos. Una vez tienes dos o tres agencias como clientes, constantemente te están dando trabajo.

Red flags que he visto mil veces

Si decides montar tu agencia o trabajar para alguna, estate atento a estas señales que indican que las cosas van mal:

Problemas de cashflow evidentes: retrasos constantes en los pagos de nóminas, necesidad de pedir créditos para pagar salarios, o tener que negociar con empleados para aplazar pagos. Si ves esto, sal corriendo.

Dependencia excesiva de pocos clientes: si más del 70% de los ingresos vienen de uno o dos clientes, cualquier problema con ellos puede hundir la empresa de la noche a la mañana.

Trabajar siempre con urgencias: cuando todo es "para ayer" constantemente, suele ser síntoma de mala planificación, sobreventa de proyectos, o clientes problemáticos que no saben lo que quieren.

Rotación alta de personal: si la gente se va constantemente, algo está fallando. Puede ser por mal ambiente, salarios poco competitivos, o proyectos imposibles de gestionar.

Presión constante para bajar precios: cuando siempre hay que competir en precio y nunca se puede cobrar por valor, es muy difícil mantener márgenes saludables.

Por qué sigo prefiriendo el freelance

Con todo lo que te he contado, creo que queda claro por qué en muchos casos sale más a cuenta seguir como freelance cobrando bien por hora y sin los dolores de cabeza de gestionar personal.

Como freelance puedes ser más flexible con los precios, puedes elegir mejor tus proyectos, y si hay un mes flojo, solo te afecta a ti. No tienes que estar pensando en cómo mantener ocupado a un equipo que te cuesta dinero cada mes.

Sí, te limitas en cuanto al volumen que puedes manejar, pero también te libras de muchos problemas que sinceramente creo que no valen la pena.

Mis conclusiones después de todo esto

Después de todas estas conversaciones con amigos emprendedores y de mi propia experiencia, mi opinión es que montar una agencia no es imposible, pero es mucho más complicado de lo que parece desde fuera.

Los números tienen que cuadrar perfectamente, necesitas tener un colchón financiero importante, y tienes que estar preparado para gestionar problemas que como freelance no tienes. No estoy diciendo que nadie debería hacerlo, pero sí creo que hay que ser muy realista con las expectativas y los números.

Es fácil emocionarse con la idea de crecer y contratar gente, pero la gestión de una empresa es un trabajo en sí mismo, y no siempre es el trabajo que realmente quieres hacer.

Mi consejo es que antes de dar el salto, te asegures de que realmente quieres resolver los problemas que conlleva una agencia, no solo disfrutar de los beneficios que imaginas que va a traerte. Porque al final, como he visto en tantas conversaciones, muchas veces la realidad está muy lejos de las expectativas iniciales.

En mi caso, por ahora, prefiero la simplicidad del freelance bien hecho que los quebraderos de cabeza de una agencia mal gestionada. Pero oye, cada uno tiene que tomar sus propias decisiones.